Imagine que se ha entregado en cuerpo y alma a la creación de un fantástico programa de eLearning. Está repleto de información valiosa, actividades atractivas y el potencial para transformar realmente las habilidades y conocimientos de sus alumnos. Pero entonces, ¡sucede el desastre! Elige la plataforma equivocada para impartir su programa, una que es torpe, confusa y que deja a sus alumnos frustrados. De repente, todo ese trabajo se va al traste.

Esta situación es demasiado común. La clave del éxito en el mundo del eLearning es elegir el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) adecuado. Un LMS es esencialmente una plataforma de software que actúa como la columna vertebral de su programa de eLearning. Es donde sus alumnos accederán a los materiales del curso, completarán las evaluaciones y seguirán su progreso. Con tanto en juego en la elección de su LMS, hacer las preguntas correctas por adelantado puede marcar la diferencia. Al tomarse el tiempo para considerar cuidadosamente sus necesidades y las capacidades de las diferentes opciones de LMS, puede asegurar una experiencia de eLearning sin problemas y exitosa para todos los involucrados.

Por qué es importante hacer las preguntas correctas antes de comprar un LMS

Elegir el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) adecuado para sus programas de eLearning puede marcar la diferencia. Piense en un LMS como el centro digital de sus iniciativas de formación. Es donde alojará los materiales de sus cursos, realizará el seguimiento del progreso de los alumnos y, con un poco de suerte, verá un aumento en el desarrollo de conocimientos y habilidades. Pero al igual que elegir la herramienta equivocada para un proyecto de mejoras en el hogar puede conducir a la frustración y al esfuerzo desperdiciado, seleccionar el LMS equivocado puede tener un impacto negativo en sus programas de eLearning.

He aquí por qué es crucial plantearse las preguntas correctas desde el principio:

Inversión desperdiciada: Las plataformas LMS pueden variar en precio y complejidad. Elegir una que no se ajuste a sus necesidades específicas puede ser un error costoso. Imagínese comprar una potente sierra industrial cuando lo único que necesita es una sierra de mano para unos pocos proyectos pequeños. La sierra industrial no sólo será mucho más cara, sino que podría ser excesiva para el trabajo que tiene entre manos. Del mismo modo, un LMS con funciones que nunca utilizará puede agotar su presupuesto sin ofrecer los resultados deseados.

Alumnos frustrados: Un LMS torpe o confuso puede desanimar rápidamente a los alumnos. Imagina intentar hacer un curso online en una plataforma que es lenta, difícil de navegar o que carece de compatibilidad móvil. Los alumnos que tienen una experiencia negativa tienen menos probabilidades de completar el curso o retener la información. En cambio, un LMS bien elegido debe ser fácil de usar y atractivo, para mantener a los alumnos motivados y en el buen camino.

Objetivos de formación no alcanzados: Cada programa de eLearning tiene objetivos específicos, ya sea enseñar nuevas habilidades, garantizar el cumplimiento de la normativa o promover la retención de conocimientos. Un LMS inadecuado podría obstaculizar la consecución de estos objetivos. Por ejemplo, si su LMS carece de funciones de generación de informes, no podrá realizar un seguimiento del progreso de los alumnos ni identificar las áreas en las que podrían necesitar apoyo adicional. Al hacer las preguntas correctas sobre las características y la funcionalidad, puede asegurarse de que el LMS tiene las herramientas que necesita para impartir una formación eficaz que cumpla sus objetivos específicos.

Si se toma el tiempo necesario para formular las preguntas adecuadas antes de invertir en un LMS, podrá evitar estos escollos y preparar sus programas de eLearning para el éxito. Se trata de elegir la herramienta adecuada para el trabajo, garantizar una experiencia de aprendizaje fluida y, en última instancia, alcanzar sus objetivos de formación.

Preguntas clave

1. ¿Cuáles son mis necesidades específicas?

Elegir el LMS (Learning Management System) adecuado para sus programas de eLearning es como elegir la caja de herramientas perfecta para un proyecto específico. Usted no utilizaría un pequeño juego de destornilladores para construir una estantería, ¿verdad? Lo mismo ocurre con su LMS. Antes de lanzarse a comparar funciones extravagantes, es fundamental dar un paso atrás e identificar sus necesidades exactas de eLearning.

¿Qué espera conseguir con sus programas de eLearning? ¿Quiere formar a los nuevos empleados en las políticas y procedimientos de la empresa? Tal vez desee actualizar los conocimientos de sus empleados sobre el nuevo software o las normativas del sector. Tal vez esté creando contenidos educativos para un público más amplio, como clientes o socios. Conocer sus objetivos le ayudará a determinar las características específicas que necesita en un LMS.

Por ejemplo, si se centra en la incorporación de nuevos empleados, sería esencial disponer de funciones como flujos de trabajo de inscripción automatizados y seguimiento del progreso. Por otro lado, si está creando rutas de aprendizaje complejas para el desarrollo continuo de habilidades, podría priorizar características como herramientas de autor integradas para crear contenido interactivo o elementos de gamificación para impulsar la participación del alumno. Al definir claramente sus necesidades de eLearning por adelantado, estará en el buen camino para seleccionar un LMS que se alinee perfectamente con sus objetivos y le ayude a lograr el éxito en la formación.

2. ¿Es el LMS fácil de usar?

Imagínese esto: Usted ha invertido una cantidad significativa de tiempo y recursos en la creación de un fantástico programa de eLearning. El contenido es atractivo, informativo y está perfectamente adaptado a las necesidades de sus alumnos. Pero entonces, ¡sucede un desastre! Sus alumnos no saben cómo acceder al programa, navegar por la interfaz o incluso encontrar los cursos específicos que necesitan. Mientras tanto, los administradores se esfuerzan por cargar contenidos, seguir el progreso y generar informes, tareas que deberían ser sencillas y eficientes.

Este escenario es demasiado común cuando las empresas eligen un LMS (Learning Management System) que no es fácil de usar. La facilidad de uso es absolutamente crucial para el éxito de su programa de eLearning, y es un factor esencial a tener en cuenta antes de comprar. He aquí por qué:

  • Compromiso del alumno: Un LMS complejo y confuso puede acabar rápidamente con la motivación del alumno. Si a los alumnos les resulta difícil navegar por la plataforma, acceder a los cursos o completar las tareas, es más probable que abandonen el programa. En cambio, un LMS fácil de usar hace que el aprendizaje resulte fácil y agradable. Los alumnos pueden encontrar fácilmente los cursos que necesitan, hacer un seguimiento de su progreso y seguir comprometidos con el material.
  • Eficiencia del administrador: Sus administradores son personas ocupadas. No deberían perder el tiempo luchando con un LMS torpe. Un sistema fácil de usar permite a los administradores cargar contenidos, gestionar usuarios, realizar un seguimiento del progreso y generar informes de forma rápida y eficiente. Esto les permite centrarse en otras tareas importantes, como el desarrollo de nuevos programas de formación y el apoyo a los alumnos.

En resumen, un LMS fácil de usar es esencial tanto para los alumnos como para los administradores. Crea una experiencia de aprendizaje positiva para todos los involucrados, lo que en última instancia conduce a un programa de eLearning más exitoso.

3. ¿Qué opciones de apoyo y formación existen?

Imagina que compras un coche nuevo: es elegante y está repleto de funciones, ¡pero no tienes ni idea de cómo conducirlo! Por eso, un buen servicio de atención al cliente y una buena formación son cruciales a la hora de elegir un LMS.

Piénsalo: es probable que necesites ayuda para configurar el LMS, cargar tus materiales de formación y gestionar las cuentas de usuario. Busque un proveedor de LMS que ofrezca opciones de soporte completas, como soporte telefónico, soporte por correo electrónico y bases de conocimiento en línea. Lo ideal es que también ofrezca recursos de formación para ayudar a sus administradores y alumnos a sacar el máximo partido de la plataforma.

He aquí algunas cuestiones específicas a tener en cuenta:

  • ¿Ofrece el proveedor de LMS diferentes niveles de soporte (básico, premium, etc.)?
  • ¿Hay costes adicionales asociados a la asistencia
  • ¿Tiene el equipo de soporte experiencia en su sector
  • ¿Qué recursos de formación hay disponibles (por ejemplo, seminarios web, guías de usuario, tutoriales en vídeo)?
  • ¿Ayudará la formación a que su equipo aprenda a utilizar el LMS con eficacia?

Si da prioridad a una buena asistencia y formación, se asegurará de que la implantación del LMS se realice sin problemas y permitirá a su equipo y a sus alumnos utilizar la plataforma en todo su potencial.

4. ¿Ofrece el LMS personalización?

Imagínese que entra en una tienda de ropa donde todo es de talla única. No sería muy cómodo ni práctico, ¿verdad? Lo mismo ocurre con los programas de eLearning. Los alumnos tienen diferentes antecedentes, estilos de aprendizaje y preferencias. Un enfoque único podría aburrir y desmotivar a algunos alumnos, mientras que a otros podría resultarles abrumador. Aquí es donde entra en juego la personalización.

Un LMS con fuertes características de personalización le permite adaptar sus programas de eLearning a las necesidades específicas de sus alumnos. He aquí cómo:

  • Rutas de aprendizaje: En lugar de una estructura de curso rígida, puede crear rutas de aprendizaje personalizadas que se adapten a los objetivos y niveles de habilidad individuales. Algunos alumnos pueden necesitar una exploración más profunda de un tema, mientras que otros pueden necesitar sólo un repaso. Un LMS personalizable le permite ofrecer diferentes vías dentro del mismo programa.
  • Entrega de contenidos: Los alumnos tienen diferentes estilos de aprendizaje. Algunos captan mejor los conceptos a través de vídeos, mientras que otros prefieren instrucciones escritas o ejercicios interactivos. Un LMS personalizable le permite incorporar a su programa una variedad de formatos de contenido como vídeos, imágenes, cuestionarios y simulaciones. De esta forma, los alumnos pueden comprometerse con el material de la forma que mejor les convenga.
  • Funciones de accesibilidad: La accesibilidad es crucial para crear experiencias de aprendizaje inclusivas. Un LMS personalizable debería permitirle incorporar funciones como subtítulos para los vídeos, tamaño de texto ajustable y compatibilidad con lectores de pantalla. Esto garantiza que todo el mundo pueda acceder y participar en sus programas de eLearning.
  • Interfaz del alumno: La forma en que su programa se ve y se siente puede tener un impacto significativo en la experiencia de aprendizaje. Un LMS personalizable le permite personalizar la interfaz de usuario para que coincida con la marca de su empresa o el tema específico de su programa. Además, puede organizar el diseño y la navegación para que los alumnos encuentren fácilmente lo que necesitan.

Al ofrecer estas opciones de personalización, un LMS le permite crear programas de eLearning más atractivos, eficaces y accesibles para todos sus alumnos. En última instancia, esto conduce a mejores resultados de aprendizaje, mayor satisfacción de los alumnos y un ROI más positivo para sus programas de formación.

5. ¿Qué funciones de informes y análisis se incluyen?

Imagínese esto: ha invertido tiempo, dinero y esfuerzo en crear un fantástico programa de eLearning para su equipo. Pero, ¿cómo sabe si realmente funciona? ¿Sus alumnos están reteniendo la información? ¿Están aplicando en el trabajo las nuevas habilidades que han aprendido? Aquí es donde entran en juego las funciones de informes y análisis de su LMS (Sistema de Gestión del Aprendizaje).

Piense en estas funciones como una ventana al éxito de sus programas de eLearning. Le permiten seguir el progreso de los alumnos, identificar las áreas en las que pueden tener dificultades y medir la eficacia general de sus materiales de formación. Esta información es crucial para tomar decisiones informadas sobre su estrategia de eLearning.

Por ejemplo, con buenas herramientas de elaboración de informes, puede ver cuántos alumnos han completado un curso específico, cuánto tiempo les llevó terminarlo y sus puntuaciones en los cuestionarios y evaluaciones. Estos datos pueden ayudarle a identificar secciones del curso especialmente difíciles o áreas en las que los alumnos pueden necesitar apoyo adicional. Además, los análisis pueden mostrarle el impacto de sus programas de formación en los objetivos generales de la empresa. ¿Su programa de formación de clientes ha dado lugar a una disminución de las quejas de los clientes? ¿Su formación en ventas ha dado lugar a un aumento de los ingresos? Mediante el seguimiento de estas métricas, puede demostrar el valor real de sus programas de eLearning y justificar su inversión.

Por lo tanto, al elegir un LMS, asegúrese de preguntar sobre las funciones de informes y análisis que ofrece. Busque un sistema que proporcione informes detallados que sean fáciles de entender y personalizar. También querrá asegurarse de que el LMS se integra a la perfección con sus sistemas de aprendizaje existentes, para que los datos se puedan recopilar y analizar de manera eficiente. Al invertir en un LMS con sólidas capacidades de generación de informes y análisis, puede obtener información valiosa que le ayudará a optimizar sus programas de eLearning y asegurarse de que están proporcionando los resultados que necesita.

6. ¿Es escalable el LMS?

Imagine que ha invertido tiempo y recursos en la creación de su programa de eLearning con un nuevo LMS (Learning Management System). Todo parece perfecto: satisface sus necesidades actuales, sus alumnos están comprometidos y su formación funciona sin problemas. Pero entonces, ¡su negocio empieza a crecer! Contrata nuevos empleados, se expande a nuevas ubicaciones u ofrece más cursos de eLearning. De repente, su LMS actual se siente limitado y no puede satisfacer sus crecientes necesidades. Aquí es donde entra en juego la escalabilidad.

Piense en la escalabilidad como la capacidad del LMS para adaptarse y crecer junto con su programa de eLearning. Un LMS escalable puede gestionar un número creciente de alumnos, nuevos cursos e incluso funciones adicionales que pueda necesitar en el futuro. He aquí por qué es crucial considerar la escalabilidad antes de comprar un LMS:

  • Proteja su inversión de cara al futuro: Elegir un LMS escalable le ahorra la molestia y el coste de cambiar de plataforma más adelante. Puede estar seguro de que su LMS puede adaptarse al crecimiento de su empresa y a las necesidades cambiantes de formación.
  • Flexibilidad y eficiencia: Las plataformas LMS escalables suelen estar diseñadas para ser flexibles. Pueden acomodar una gama más amplia de formatos de contenido, roles de usuario (como administradores, instructores y alumnos) y actividades de aprendizaje. Esto le permite ofrecer una experiencia de aprendizaje más diversa y atractiva para su creciente audiencia.
  • Administración simplificada: A medida que su base de alumnos se amplía, la gestión eficiente de su LMS se vuelve aún más importante. Un LMS escalable debe ofrecer funciones que simplifiquen las tareas de administración, como el aprovisionamiento automático de usuarios, la asignación masiva de cursos y sólidas herramientas de generación de informes.

No se vea atrapado en una situación en la que su LMS obstaculice el crecimiento de su programa de eLearning. Si pregunta por la escalabilidad durante el proceso de selección del LMS, se asegurará de contar con una plataforma que pueda respaldar sus objetivos de formación a largo plazo y adaptarse al éxito de su empresa.

7. ¿Qué opciones de integración existen?

Imagine tener todos sus datos y herramientas de formación en una única y práctica ubicación. Ese es el poder de la integración del LMS. Cuando elija un LMS, tenga en cuenta lo bien que se integra con los otros sistemas que ya utiliza. Esto puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo.

He aquí por qué es importante la integración:

  • Experiencia de aprendizaje optimizada: Imagine una experiencia fluida para sus alumnos. Con la integración del LMS, los alumnos pueden iniciar sesión en el LMS con las mismas credenciales que utilizan para otros sistemas de la empresa, como su correo electrónico o el inicio de sesión en la intranet. Esto elimina la necesidad de recordar varias contraseñas y facilita el acceso a los materiales de formación.
  • Gestión de datos simplificada: Deje de hacer malabarismos con los datos entre diferentes plataformas. La integración del LMS le permite transferir información, como el progreso del alumno y los registros de finalización, entre el LMS y otros sistemas. Esto elimina el riesgo de errores causados por la introducción manual de datos y garantiza que todo el mundo tenga acceso a la información más actualizada.
  • Informes y análisis mejorados: Obtenga una imagen más clara de la eficacia de su formación. La integración con otros sistemas, como las herramientas de gestión del rendimiento, puede proporcionar información valiosa sobre cómo se traduce la formación en el rendimiento de los empleados. Esto le permite identificar áreas de mejora y adaptar sus programas de formación para obtener mejores resultados.
  • Reducción de la carga administrativa: Libere tiempo para tareas más estratégicas. Las integraciones pueden automatizar tareas como el aprovisionamiento de usuarios y la gestión de permisos. Esto reduce la carga de trabajo manual de su equipo de TI y les permite centrarse en tareas más críticas.

Estas son algunas de las preguntas clave que hay que plantear a los posibles proveedores de LMS sobre la integración:

  • ¿Se integra el LMS con las herramientas y plataformas de aprendizaje más populares (por ejemplo, cumplimiento de SCORM)?
  • ¿Puede el LMS integrarse con sus sistemas existentes (por ejemplo, HRIS, CRM)?
  • ¿Ofrece el proveedor opciones de integración personalizadas?
  • ¿Es fácil configurar y gestionar las integraciones?

Teniendo en cuenta estos factores, puede elegir un LMS que se integre perfectamente con sus herramientas y flujos de trabajo existentes, creando un entorno de aprendizaje más eficiente y eficaz para todos.

8. ¿Qué es el coste total de propiedad (TCO)?

Aunque el precio de compra inicial de un LMS (Learning Management System) puede parecer el mayor obstáculo financiero, es importante mirar más allá de esa cifra. El verdadero coste de poseer y operar un LMS se denomina Coste Total de Propiedad (TCO). El TCO tiene en cuenta todos los gastos asociados a su LMS, no sólo el precio inicial.

Imagínese encontrar un LMS con un precio fantástico, sólo para descubrir más tarde que requiere una costosa personalización o cuotas de mantenimiento que agotan su presupuesto. Para evitar este escenario, entender el TCO le permite tomar decisiones informadas y elegir un LMS que se ajuste a sus objetivos financieros a largo plazo.

Entonces, ¿qué contribuye exactamente al TCO de un LMS? He aquí algunos factores clave a tener en cuenta:

  • Costes de implantación: La configuración de su LMS a menudo implica costes adicionales más allá del propio software. Esto puede incluir tasas de migración de datos, gastos de configuración o formación para administradores y alumnos.
  • Costes de personalización: Algunas plataformas LMS ofrecen características básicas, mientras que otras requieren personalización para adaptarse a sus necesidades específicas. Estas personalizaciones pueden ir desde simples ajustes en la interfaz de usuario hasta complejas integraciones con sus sistemas existentes. Asegúrese de tener en cuenta los posibles costes de personalización cuando evalúe un LMS.
  • Costes de integración: Si planea conectar su LMS con otros sistemas de aprendizaje como herramientas de autoría de cursos o software de RRHH, puede haber tarifas de integración adicionales.
  • Cuotas de mantenimiento y soporte: La mayoría de los proveedores de LMS ofrecen servicios continuos de mantenimiento y soporte. Estos servicios garantizan que su LMS se mantenga actualizado con parches de seguridad y correcciones de errores. Mientras que algunos proveedores incluyen soporte básico en sus precios, otros pueden cobrar extra por opciones de soporte premium.Costes de formación: Algunas plataformas LMS son más fáciles de usar que otras. Dependiendo de la complejidad del LMS que elijas, puede que necesites invertir en materiales o talleres de formación adicionales para tus administradores y alumnos.

Si considera detenidamente estos factores, podrá hacerse una idea más clara del coste total de propiedad de un LMS. Recuerde que la opción más barata no siempre es la más rentable a largo plazo. Elija un LMS que ofrezca un equilibrio entre la asequibilidad y las características que necesita para alcanzar sus objetivos de eLearning.

9. ¿Es el LMS compatible con dispositivos móviles?

En el mundo actual, donde los teléfonos inteligentes y las tabletas están prácticamente pegados a nuestras manos, asegurarse de que su programa de eLearning es compatible con dispositivos móviles ya no es opcional, es esencial. He aquí por qué:

  • Accesibilidad: Los alumnos pueden acceder al material de formación en cualquier momento y lugar. Esto es especialmente beneficioso para los profesionales ocupados que pueden tener poco tiempo para aprender a lo largo del día. Imagínese poder hacer un hueco para un módulo de formación rápida durante el trayecto al trabajo o la pausa para comer: un LMS móvil lo hace posible.
  • Mayor compromiso: Los estudios demuestran que es más probable que los alumnos completen la formación cuando pueden acceder a ella desde sus dispositivos móviles. El factor de comodidad elimina barreras y anima a los alumnos a comprometerse con el material en trozos pequeños, haciendo que el proceso de aprendizaje sea menos desalentador.
  • Mejor retención de conocimientos: El microaprendizaje, impartido a través de módulos móviles, permite a los alumnos repasar los puntos clave y actualizar sus conocimientos sobre la marcha. Esta repetición espaciada refuerza el aprendizaje y mejora la retención de la información en comparación con las sesiones de formación tradicionales de larga duración.
  • Adaptación a diferentes estilos de aprendizaje: No todo el mundo aprende de la misma manera. Algunos alumnos prefieren experiencias de aprendizaje más breves y sobre la marcha, como las que ofrece un LMS móvil. Al ofrecer compatibilidad móvil, se atiende a diversos estilos de aprendizaje y se garantiza que todos puedan acceder a la formación de forma eficaz.

Al elegir un LMS apto para móviles, está haciendo que su programa de eLearning sea más accesible, atractivo y eficaz para sus alumnos en la era móvil. Recuerde, un alumno feliz y comprometido es un alumno que tiene más probabilidades de retener la información y completar con éxito su programa de formación.

10. ¿Qué dicen los comentarios y las referencias?

Antes de invertir en un nuevo LMS (Learning Management System, sistema de gestión del aprendizaje), es fundamental indagar un poco más y ver lo que otros usuarios tienen que decir sobre su experiencia. Piense en las reseñas en línea como en las recomendaciones de restaurantes de boca en boca: ofrecen información valiosa que quizá no obtenga de un discurso de ventas. A continuación te explicamos cómo buscar opiniones y referencias puede ayudarte a tomar una decisión informada:

Opiniones imparciales: Las opiniones suelen ofrecer una perspectiva más honesta que los materiales de marketing de los proveedores. Los usuarios satisfechos pueden hablar maravillas de la facilidad de uso del sistema o del útil servicio de atención al cliente, mientras que los usuarios frustrados pueden poner de relieve fallos técnicos o interfaces torpes.
Identificar posibles problemas: Las reseñas pueden ser un tesoro para descubrir posibles problemas. Por ejemplo, es posible que descubra quejas frecuentes sobre la funcionalidad móvil limitada, un proceso de creación de cursos confuso o la falta de integración con otras herramientas que utilice.

Encuentra puntos fuertes que podrías pasar por alto: Por el contrario, las opiniones también pueden poner de relieve puntos fuertes que podrías no haber tenido en cuenta. Los usuarios pueden elogiar el diseño intuitivo de la plataforma, las atractivas funciones de aprendizaje o el excepcional servicio de atención al cliente, lo que le ofrece una imagen completa del LMS.

Yendo un paso más allá, considere la posibilidad de ponerse en contacto directamente con los usuarios existentes. Muchos proveedores de LMS le proporcionarán referencias, lo que le permitirá mantener conversaciones sinceras sobre su experiencia. Pregúnteles sobre funciones específicas, la experiencia general del usuario para alumnos y administradores, y en qué medida el LMS les ha ayudado a alcanzar sus objetivos de formación. Recuerde que hablar con usuarios reales puede darle una idea de las verdaderas capacidades del LMS y de su encaje potencial en su organización.

Conclusión

Elegir el LMS adecuado es una inversión en el futuro de sus programas de eLearning. Si considera detenidamente estas 10 preguntas antes de comprar un software LMS, estará en el buen camino para seleccionar un LMS que capacite a sus alumnos, agilice la impartición de formación y, en última instancia, le ayude a alcanzar sus objetivos de aprendizaje.

Fuente: LMS Monks